管理與行銷

中小企業的採購學~ 如何提升採購績效,贏在成本


隨著科技之是普及、生產技術的成熟與世界經濟高度自由化,過去企業界由技術領先、市場壟斷、加工成本低廉來創造超額利潤正快速消失中。企業的競爭,漸由技術競爭轉為價格競爭,如何在成本取的優勢攸關企業是否可以存活的關鍵。根據統計,原物料的採購成本佔企業銷貨收入45%~65%,台灣因以代工為主,超過70%比比皆是。如何提升採購績效、降低採購成本,對於企業的競爭力影響至鉅。

市場競爭激烈獲利不易小企業公司規模小、採購金額不多,可以取得最佳採購成本嗎?

因緣際會之下,版主的工作職涯中有很長的一段時間都是擔任商品企劃、產品經理的工作,採購便成了最重要的工作職掌之一十幾年來遇到不少合作的中小企業供應商,有些已貴為上櫃公司,有些已煙消雲散 以下整理這十幾年來的所見所聞的採購心得與訣竅,提供想要提升採購績效、降低成本的中小企業主參考:

採購學    

圖片來源: 網路

 

一. 採購是什麼? 常見的採購策略與議價技巧為何?

「採購」:研究以各種不同方式,包括購買、租賃、借貸、交換及徵收等方式,取得物品或勞務的使用權或所有權,滿足役用之目的。

「採購學」:研究在取得物品或勞務的過程中,統籌兼顧事前規劃、事中執行及事後控制,以達到維持正常產銷活動及降低成本的目的。

 

常見的採購策略分成壓榨策略、平衡策略與多角化策略

採購策略  

 

壓榨策略的議價技為借刀殺人、過關斬將、化整為零、壓迫降價;平衡策略的議價策略有欲擒故縱、欲擒故縱、差額均攤;多角化策略的議價策略為燒杯青蛙、迂迴戰術、直搗黃龍、預算不足。

議價技巧    

 

二. 中小企業為何容易忽視採購的決策:

1. 自認採購金額規模小、議價不易。低單價的原物料與電子零件單價低,容易被忽視。

2. 採購被視為是行政工作。稽核管理重心只在採購人員是否廉潔,採購績效不被重視。

3. 老闆的親朋好友過度介入,讓採購決策失真。破壞採購管理機制最大罪魁禍首往往就是老闆本身。

    

二.  中小企業12個採購訣竅:

1. 公司最大的金主是供應商,得道多助:
由於關鍵原物料與零組件廠商大者恆大,受到資源稀少性影響,不是有錢就是大爺,何況中小企業根本沒有太多錢。如何與供應商以禮相待,成為策略性合作夥伴,獲取供應商穩定的供應來源及資金周轉支援,得道多助才能無後顧之憂,全力應付競爭對手。

2. 破除數量迷思,追求最佳成本:
採購數量大,取得價格才會低 ?  這是個迷思,實務上並不是定律。供應商基於雞蛋不要放在同一個籃子上,會刻意策略性培植配合度高但具潛力的小客戶,避免大客戶獨大。中小企業若能打好與重要供應商的關係,實務上可以取得優渥的交易條件會讓人大吃一驚。再者,善用現貨市場( Spot Market)的灰色地帶,也是取得優渥價格的方向之一。

3.  破除低價陷阱,做出最正確採購決策:
採購成本 = 進貨成本 + 後勤處理成本(故障處理成本+ 庫存跌價損失+降價跌價損失….)。採購價格除了名目價格外,也必須將付款條件、交貨準確度、退佣及獎勵、行銷贊助及其他交易條件(優先供貨/市場保護/價格保護…)考慮進去。採購決策不是盲目追求最低的名目價格,也必須考量低價背後衍生的後勤處理成本及其他交易條件 ,選擇最正確及有力的採購決策

4.  尋求更多供應商來源比議價還重要:
中小企業草創合作的供應商往往良莠不齊 ,未必有辦法跟隨共同成長。與其用盡吃奶之力議價,不如積極尋求更強的供應商。中小企業要取得最佳的採購成本,不能光靠坐在辦公室守株待兔或是耍嘴皮子議價就行,必須比大企業更勤於尋找好的供應來源並了解。再者,他山之石可以攻錯競爭者何處買?  買什麼價格 ?  配合的優質供應商有沒有推薦不同類但相關的供應商? 都是獲取更多優質供應商來源的方式

5. 懂得買是天職,懂得賣才能稱職
了解供應鏈的市場資訊並懂動議價是採購人員的天職,但最厲害的採購人員(產品經理),往往是最會賣的人。採購人員若能積極了解末端消費市場動態,除了可以掌握銷售動態趨吉避凶,更是與供應商議價很好的利器,才能扮演更稱職的採購決策人員
再者稱職的採購人員(產品經理)就是公司的業務要角,公司業務人員賣的是公司商品,但採購人員賣的是公司願景。除了產業的專業知識外,懂得大人而小之,學會適時的都是稱職採購人員必學的技能

6. 阻絕競爭者的最佳供貨來源,是無形降價的一種
中小企業採購規模雖小但卻經常會”養”規模更小的供應商,成為該供應商最主要客戶。不過,小的供應商往往沒有敵我觀念,為多賺點錢可能也變成競爭對手的供應商或是洩露公司採購機密給競爭對手,造成養老鼠咬布袋的現象。若有發生這種現象,阻絕競爭對手的最佳供貨來源,也是無形降價的方法之一

7. 審慎管理獨家供應商:
中小企業採購規模,為取得穩定供貨且價廉的供應管道,部分採購項目選擇獨家供應商是非常普遍的狀況。獨家供應商容易像養在籠子裡的猛獸失去覓食的能力,採購人員必須扮演”教導”與”鞭策”供應商進步的導師角色,並做好尋求備胎供應商的準備

8. 延遲付款是中小企業的權利,也是殺價武器:
準時付款是增加信用額度及爭取最佳成本的方法,不過中小企業資金有限,合理延遲付款可以增加可用資金,有時是必要之惡,甚至可以變成殺價工具。特別提醒,付款只能合理的拖,但不能少付或不付,以免被當奧客,因小失大

9. 降價是事前工作不是事後作業:
降價對於大企業就像扭毛巾,隨便扭一扭就可以扭出水(降價金額),中小企業卻只能像在菜市場喊價只能要到蔥蒜蠅頭小讓利而已。中小企業像要在議價上獲得成果必須做好事前工作準備,掌握最佳降價時機各個擊破降價法優於全面降價比供應商的業務人員更懂貨、保持與供應商良好溝通避免零和議價方法都相當重要

10.降價是需要跨部門合作,光靠採購部門是不夠的:
要達成超乎預期的降價目標,光靠採購人員是不夠的,必須跨部門通力合作,尤其是研發單位、業務行銷單位及企業主。

11.強化採購效率,避免無謂的採購管理:
採購工作常被扣上肥缺/油水多的帽子,企業為了防弊往往制定非常繁瑣的稽核與管控機制,導致採購人員的時間常常花在繁瑣的行政作業與內部簽核作業,而非議價、尋求更好供應商 ..等真正攸關採購績效的事情上。企業主要認真檢視公司採購管理與決策流程是否存有不必要的採購作業規範,避免浪費採購人員時間、甚至造成正確採購決策的扭曲錯誤的採購決策比貪汙來可怕」 、「嚴官府,出厚賊」。中小企業的採購規模不大,不要為了防弊而防弊選對廉潔有擔當的人讓採購決策透明化供應鏈的DownSize(瘦身)與汰舊換新降低無謂的採購流程與稽核,讓採購人員更專注採購核心事項…才能真正提升採購效率

12.善用學習曲線降價,勿盲目追求經濟規模:
對於採購規模不大的中小企業而言,不追求經濟規模來降價往往是弊大於利。中小企業的採購人員必須學會學習曲線降價法,透過有系統的經驗累積與學習,逐漸熟知最佳採購時機採購管道、採購數量..來提升採購能力。稱職的採購人員,不能只會耍嘴皮子,而是要不斷精進採購專業知識與技巧,具備捨我其誰的敬業態度,達成公司賦予的降低成本使命

 

 

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